Comment organiser son temps de travail

Que cela soit dit : en bon « dilettante professionnel », je préfère être à la plage qu’au bureau. Du coup, il n’y a pour moi que deux solutions: serrer les dents, ou bien m’organiser pour gagner le maximum de temps. (D’ailleurs, puisque le post est assez long, vous pouvez lire directement le récapitulatif de l’article sous forme de prise de notes, disponible plus bas dans la page)

Prendre de vraies pauses

(commençons par le commencement! )
Règle simple: proscrire la glandouille sur Internet. Passer un quart d’heure à surfer sur des sites « sans intérêt » ne peut en aucun cas être assimilé à une pause. Ca renvient plutôt à interrompre un long trajet d’autoroute pour s’arrêter fumer une cigarette au volant de sa voiture sur une aire de repos. Bof. Si vous sentez que vous avez besoin d’une pause, changez vous vraiment les idées. Allez faire un tour, boire un café, fumer votre cigarette, passer vos coups de fil… en bref, n’importe quoi d’autre qui soit agréable, et qui ne soit pas de rester dans un état quasi-végétatif devant son poste de travail.

En faisant ça, vous allez associer mentalement votre poste à l’action de travailler. Le conseil est le même que celui qu’on donne aux personnes qui ont des problèmes d’endormissement (et je sais de quoi je parle) : en associant clairement votre chambre et le fait de dormir (et rien d’autre: pas de télé, console de jeu…), votre esprit comprend très bien ce que vous attendez de lui quand vous êtes dans la chambre, et l’endormissement est facilité. Au travail, c’est pareil : votre esprit doit savoir que, lorsque vous vous asseyez sur votre siège, il doit s’y mettre.

Segmenter son travail en tâches

Servez-vous d’Excel ou d’autres logiciels ou services web plus spécialisés. J’aime bien TaskFreak, qui est très simple et peut gérer plusieurs utilisateurs (et gratuit). D’autres, beaucoup plus complets, existent, mais je souhaite passer le moins de temps possible sur ces outils. Il y a un équilibre à trouver, essayez-en plusieurs et choisissez celui avec lequel vous vous sentez le plus à l’aise…

Notez toutes les tâches que vous devez réaliser, par client et/ou projet, en les catégorisant au maximum (document à rédiger, document à étudier, mail à envoyer, coup de fil à passer…) et notez le temps que vous prévoyez d’accorder à chaque tâche. Cela permet de mieux gérer son temps de travail.

Idéalement, chaque tâche ne doit pas prendre plus d’une heure. Les capacités de concentration de l’esprit humain sont toujours limitées, même chez les « bourreaux de travail » (croyez-le ou pas mais j’ai eu ma dose de semaines de 100 heures… mal organisées, certes, mais réalisées quand même). si une tâche vous prend plus d’une heure, sectionnez-la en sous-tâches. Par exemple, « réunir des documents sur tel sujet », « rédiger une synthèse », « rédiger le mail associé à la synthèse pour untel » puis « envoyer la synthèse à untel ». La fait de segmenter son travail en tâches les plus précises possible permet aussi de ne rien oublier. J’ai toujours été un « tête en l’air », mais je m’organise! (Vous avez vu le film « Memento » ? C’est moi tout craché)

Gérer son temps de travail

Pour établir un planning, définissez un espace de temps. Cela peut être par exemple: « dans les deux heures qui viennent », « ce matin », « aujourd’hui », « avant mercredi soir », « cette semaine »…). Remplissez ce temps de tâches, en fonction du temps que vous avez prévu d’y passer. Remplissez le temps disponible en pensant à réserver des temps morts pour les pauses et les impondérables (séparez les deux : ce n’est pas parce qu’il peut y avoir des surprises qu’il faut vous priver de vos pauses, qui sont nécessaires).

Pour travailler, sélectionnez une des tâches prévues dans l’espace de temps et jetez-vous à l’eau. Pas d’interruption avant que la tâche ne soit finie ! Commencez par les tâches faciles ou rapides: comme on dit, « On n’allume pas un feu avec de grosses bûches, mais avec du petit bois » (Joël de Rosnay, cofondateur de Cybion, société de veille stratégique, sur France5)

Essayez ensuite de tenir votre planning au maximum. Pour cela, notez le temps réellement passé sur une tâche et comparez-le au temps initialement prévu. Cela vous permettra d’affiner vos estimations et d’établir, à la longue, des plannings plus justes (et donc, plus faciles à respecter). N’hésitez pas à pousser le vice jusqu’à faire des bilans pour vérifier la justesse de vos estimations. Au passage, profitez-en pour vérifier que toutes les tâches ont bien été réalisées. Réservez un temps spécifique pour les bilans et les plannings futurs (chaque fin de semaine ? allez, avouez, de toute façon, j’ai toujours vu tout le monde moins bosser, le Vendredi… autant bloquer du temps sur une tâche « facile » mais utile !)

Pas de multitasking

Concentrez-vous sur une seule tâche à la fois. Les autres dossiers importants sont aussi inscrits au planning et auront un temps qui leur sera consacré. Inutile donc de s’encombrer l’esprit en pensant dès à présent aux tâches en attente. Il faut gérer les tâches les unes après les autres, et non en parallèle.

S’il vous vient quand même des idées intéressantes sur une autre tâche (vous n’empêcherez pas toujours votre cerveau d’y penser en arrière-plan), notez-les très rapidement dans un fichier (ou sur un papier libre à ranger dans un dossier… j’utilisais des cahiers avant de changer de système : l’ancien avait tendance à devenir rapidement bien trop brouillon). Prévoyez une nouvelle tâche, qui consistera à remettre ces notes au propre. La prise de notes et la modification de planning doivent se faire très rapidement, ne perdez pas surtout pas de vue la tâche courante !

Gérez vos emails

• pas de boite mail ouverte en permanence. Je lis mes mails quand je commence ma session de travail (une « session » correspond dans le cas général à une « journée » – ce n’est pas forcément vrai pour les indépendants) puis je ferme la boîte. Mon téléphone personnel reste allumé mais je n’y réponds que rarement (urgences). Pour pouvoir se passer de sa boîte au long de la session, il faut encore s’organiser. Je copie les informations importantes de chaque mail que je reçois dans un fichier récapitulatif. Pareil pour les pièces jointes. J’ai mis un peu de temps pour « rôder » cette technique et la rendre efficace, mais ça valait le coup. Ma boîte fermée, aucun mail, aussi important ou futile soit-il, ne pourra attirer mon attention.
• faites des « pauses mail » entre deux tâches. Si vous avez reçu un mail qui demande une réponse immédiate, vous pouvez y consacrer du temps et ainsi, élaborer une réponse claire, sans rompre votre concentration. Si un mail demande une attention particulière ou une réponse longue et documentée, notez-le comme une nouvelle tâche et casez-le dans votre planning (d’où l’intérêt de garder du temps pour les impondérables).
  

  Récapitulatif

  1. Prendre de vraies pauses (pas de glandouille sur Internet)
  2. Noter les tâches, par client / projet.
  3. Catégoriser en s’aidant d’Excel ou d’autres logiciels/services web plus spécialisés (GTD).
  4. Noter le temps prévu par tâche
  5. Etablir des plannings : prévoir un espace de temps (ex: dans les deux heures qui viennent, ce matin, aujourd’hui, avant mercredi soir, cette semaine…), et y caler des tâches.
  6. Prévoir des temps morts pour les pauses et les impondérables.
  7. Sélectionner les tâches par deadline / envie / temps disponible.
  8. Essayer de tenir le planning au maximum.
  9. Faire des bilans par semaine.